Vrijwel alle zakelijke kosten zijn aftrekbaar van de bruto winst. Uitzonderingen zijn bijvoorbeeld

  • Verkeersboetes
  • Boetes van de belastingdienst (bv door het te laat betalen van de btw)
  • Zakelijke etentjes en representatiekosten, deze zijn voor een deel aftrekbaar

 

Voor zakelijke kosten is in principe een factuur op naam nodig. Die factuur moet aan een aantal eisen voldoen. In principe is dat niet anders dan de eisen die voor je eigen verkoopfacturen gelden (klik hier). Afhankelijk van het inkoopbedrag zijn de volgende bijzonderheden van toepassing.

 

A. Het bedrag is hoger dan € 450, exclusief btw

  • Let er op dat u een factuur ontvangt die aan alle wettelijke vereisten voldoet
    • Zie er op toe dat uw bedrijfsnaam wordt vermeld, of dat tenminste uw eigen naam staat vermeld. 
  • Kosten of investering ?
    • Als u een nieuw product koopt, bijvoorbeeld een magazijnstelling, een computer, een machine of een bedrijfsauto, dan wordt deze aanschaf als een investering gezien
      • Het moeten producten zijn voor eigen gebruik en niet bv voor verhuur bedoeld zijn
      • Deze producten worden op de balans geboekt
    • Als u een reparatie laat uitvoeren aan bovengenoemde voorbeelden, dan wordt dat als een kostenpost gezien
  • De investeringen kunnen niet in 1 keer van de bruto winst worden afgetrokken. Afhankelijk van de soort aanschaf moet het bedrag in jaarlijkse termijnen worden afgeschreven.
    • Grond : wordt niet afgeschreven
    • Gebouwen : gebruikelijk is 2 tot 10% per jaar
    • Overige : 20% per jaar
  • Voor startende bedrijven kan het gunstig zijn om in het eerste of tweede jaar niet af te schrijven
    • Het opvoeren van kostenposten heeft pas zin als de bruto winst zo hoog is dat er inkomstenbelasting zou moeten worden betaald
    • De systematiek van willekeurige afschrijving is complex en kan het beste worden beoordeeld met actuele informatie
  • Als de som van investeringen groter is € 2.300 in een kalenderjaar dan kunt u in aanmerking komen voor "Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek" (klik hier)
    • De waarde van elk individueel investeringsproduct moet groter zijn dan € 450 ex btw
    • Het investeringsproduct mag niet afkomstig zijn uit de privéomgeving of uit familiekringen
    • In geval van een auto, het moet dan gaan om een bedrijfsauto en niet om een personenauto

 

B. Het bedrag is lager dan € 450, exclusief btw, maar hoger dan € 100, inclusief btw

  • Let er op dat u een factuur ontvangt die aan alle wettelijke vereisten voldoet (zie ook A)
  • Kosten of investering ?
    • Als u een nieuw product koopt wordt het als kostenpost geboekt
      •  Kleine aanschaf, gereedschap, kantoorartikel, etc
    • Als het een reparatie betreft dan wordt dat als een kostenpost gezien en als onderhoud gebouwen of machines geboekt

 Ikea 2019 02 15Nota

  • Heel vaak wordt in winkels een kassabon uitgereikt. Meestal staat daar voldoende informatie op maar voor bedragen boven de € 100 is het toch raadzaam om bij de klantenservice om een factuur op naam te vragen.
  • Klik even op de voorbeeldfactuur van IKEA. U krijgt bij de kassa een geprinte kassabon. Bij de klantenservice kunt u een btw factuur vragen. Beide dient u in de administratie te bewaren.

 

C. Het bedrag is lager dan € 100, inclusief btw

  • Een officiële factuur is hiervoor niet persé noodzakelijk, een (geschreven) kassabon volstaat
    • In principe dient ook een kassabon aan een aantal eisen te voldoen
    • Naam en adres verkopende partij, datum, artikel en prijs moeten er minstens op staan. Bij voorkeur met een stempel.
    • De kassabon hoeft niet op naam te staan

Bijzonderheden

  • Als er geen btw op de bon staat mag u het niet zelf berekenen en aftrekken
  • Als er brandstof wordt getankt moet er via bank of credit-card worden afgerekend. Contante betalingen van brandstof komen niet voor aftrek in aanmerking.